Mtra. Monserrat Gamboa Méndez[2]montse@servidor.unam.mx
Universidad Nacional Autónoma de México
Dirección de Educación Continua
¿EN QUÉ DEBO CAPACITAR A MIS EMPLEADOS O COLABORADORES?
Universidad Nacional Autónoma de México
Dirección de Educación Continua
¿EN QUÉ DEBO CAPACITAR A MIS EMPLEADOS O COLABORADORES?
Esta es una pregunta que se repite constantemente entre los empresarios o funcionarios que tienen la preocupación de hacer más productivo el trabajo de su organización.
En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores para tratar de identificar tales necesidades de capacitación. Desgraciadamente, una de las más frecuentes prácticas para el caso es creer en la intuición y se solicita o contrata el servicio de capacitación de lo que parecería ser útil para los propósitos de desarrollo organizacional. Otras ocasiones, se practica el modelo de “oferta de capacitación”. Es decir, el responsable de Recursos Humanos selecciona los cursos o talleres más económicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicación.
Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Detección de Necesidades de Capacitación DNC, muchas de las ocasiones los resultados de éste quedan en apuntes o notas que jamás se registran en los archivos de gestión de la organización, resultado: cuando un nuevo directivo solicita información al respecto, no hay elementos o referencias que puedan orientar las nuevas estrategias de acción que deriven en la productividad como consecuencia de la capacitación.
Es por lo anterior que este documento pretende orientar sobre las posibilidades para detectar las necesidades de capacitación o actualización de sus colaboradores y los elementos básicos de un reporte de estudio de DNC.
[1] Jefe de Departamento de Desarrollo Académico de la Dirección de Educación Continua.[]
2 Jefa de Departamento de Vinculación de la Dirección de Educación Continua.Dirección de Educación Continua de la Universidad Nacional Autónoma de México.
¿Qué es el DNC?
El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.
Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.
¿Cuándo hacer un DNC?
La atención hacia un DNC puede derivar de:
Problemas en la organización
Desviaciones en la productividad
Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas
Baja o Alta de personal
Cambios de función o de puesto
Solicitudes del personal
A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser
Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.
Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.
Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.
¿Cuáles son las fases de acción que derivan en un DNC?
Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:
Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:
Descripción de puestos
Manuales de procedimientos y de organización
Planes de expansión de la empresa
Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).
Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte de
jefe inmediato
supervisores
personal involucrado con el puesto.
Estas personas deberán aportar datos de precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)
Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.
Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:
Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o procedimientos, o reportes.
Entrevista
Encuesta
Cuestionarios de evaluación de conocimientos
Inventario de habilidades
Análisis de tareas por medio de lista de cotejo
Registros observacionales directos
Escalas estimativas de desempeño
Escalas estimativas de actitudes
Análisis grupales
Lluvia de ideas
Grupos binarios
Phillip´s 66
TKJ
¿Se aplican por igual los procedimientos y técnicas para la obtención de información que lleven al DNC?
La selección de los métodos o técnicas para la obtención de información se aplican considerando:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios, administrativo, operativo.
Número de personas
Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el estudio.
Requerimientos del personal, en términos de nivel del manejo de la información, donde el colaborador
tiene conocimiento de la información
comprende la información
utiliza la información
es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domima
contribuye a la ampliación de la información
Con base en los objetivos planteados se podrá hacer la jerarquía de los grupos a atender y las prioridades.
¿Qué elementos contiene un DNC?
Un reporte detallado del DNC debe contener:
Nombre de la organización o empresa
Título del estudio
Fecha de elaboración
Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)
Índice o capitulario del documento, con la paginación respectiva
Introducción. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNC
Justificación
Resumen del documento
Método de trabajo.
Características del personal del que se obtuvo información
Escenario(s) en los que se obtuvo la información
Apoyos materiales. Formatos e instrumentos
Procedimiento
Resultados
Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender
Un cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades de capacitación.
Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitación y posibles áreas que pueden intervenir para su solución
En su caso, limitaciones u obstáculos para la realización del estudio
Recomendaciones para próximos estudios
Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio
Los detalles relacionados con los procedimientos que derivan en un DNC son materia de diversos profesionales. Es recomendable acudir a éstos para realizar un DNC objetivo.
En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores para tratar de identificar tales necesidades de capacitación. Desgraciadamente, una de las más frecuentes prácticas para el caso es creer en la intuición y se solicita o contrata el servicio de capacitación de lo que parecería ser útil para los propósitos de desarrollo organizacional. Otras ocasiones, se practica el modelo de “oferta de capacitación”. Es decir, el responsable de Recursos Humanos selecciona los cursos o talleres más económicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicación.
Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Detección de Necesidades de Capacitación DNC, muchas de las ocasiones los resultados de éste quedan en apuntes o notas que jamás se registran en los archivos de gestión de la organización, resultado: cuando un nuevo directivo solicita información al respecto, no hay elementos o referencias que puedan orientar las nuevas estrategias de acción que deriven en la productividad como consecuencia de la capacitación.
Es por lo anterior que este documento pretende orientar sobre las posibilidades para detectar las necesidades de capacitación o actualización de sus colaboradores y los elementos básicos de un reporte de estudio de DNC.
[1] Jefe de Departamento de Desarrollo Académico de la Dirección de Educación Continua.[]
2 Jefa de Departamento de Vinculación de la Dirección de Educación Continua.Dirección de Educación Continua de la Universidad Nacional Autónoma de México.
¿Qué es el DNC?
El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.
Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.
¿Cuándo hacer un DNC?
La atención hacia un DNC puede derivar de:
Problemas en la organización
Desviaciones en la productividad
Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas
Baja o Alta de personal
Cambios de función o de puesto
Solicitudes del personal
A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser
Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.
Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.
Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.
¿Cuáles son las fases de acción que derivan en un DNC?
Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:
Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:
Descripción de puestos
Manuales de procedimientos y de organización
Planes de expansión de la empresa
Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).
Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte de
jefe inmediato
supervisores
personal involucrado con el puesto.
Estas personas deberán aportar datos de precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)
Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.
Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:
Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o procedimientos, o reportes.
Entrevista
Encuesta
Cuestionarios de evaluación de conocimientos
Inventario de habilidades
Análisis de tareas por medio de lista de cotejo
Registros observacionales directos
Escalas estimativas de desempeño
Escalas estimativas de actitudes
Análisis grupales
Lluvia de ideas
Grupos binarios
Phillip´s 66
TKJ
¿Se aplican por igual los procedimientos y técnicas para la obtención de información que lleven al DNC?
La selección de los métodos o técnicas para la obtención de información se aplican considerando:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios, administrativo, operativo.
Número de personas
Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el estudio.
Requerimientos del personal, en términos de nivel del manejo de la información, donde el colaborador
tiene conocimiento de la información
comprende la información
utiliza la información
es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domima
contribuye a la ampliación de la información
Con base en los objetivos planteados se podrá hacer la jerarquía de los grupos a atender y las prioridades.
¿Qué elementos contiene un DNC?
Un reporte detallado del DNC debe contener:
Nombre de la organización o empresa
Título del estudio
Fecha de elaboración
Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)
Índice o capitulario del documento, con la paginación respectiva
Introducción. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNC
Justificación
Resumen del documento
Método de trabajo.
Características del personal del que se obtuvo información
Escenario(s) en los que se obtuvo la información
Apoyos materiales. Formatos e instrumentos
Procedimiento
Resultados
Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender
Un cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades de capacitación.
Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitación y posibles áreas que pueden intervenir para su solución
En su caso, limitaciones u obstáculos para la realización del estudio
Recomendaciones para próximos estudios
Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio
Los detalles relacionados con los procedimientos que derivan en un DNC son materia de diversos profesionales. Es recomendable acudir a éstos para realizar un DNC objetivo.
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